Política de funcionamiento del Canal Ético

Diater está plenamente comprometido con los más elevados estándares de conducta empresarial ética y con el cumplimiento de las leyes. Como parte de este compromiso, Diater cuenta con un Canal Ético para la recepción de comunicaciones de cualquier acción u omisión, hecho o comportamiento contrario a la ética de Diater, su normativa interna o cualquier ley o norma de obligado cumplimiento¹.

¹ Para el desarrollo de esta Política se han tenido en cuenta las disposiciones de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, Ley 2/2023).

• Confidencialidad: La identidad del informante permanece en la más absoluta confidencialidad en todas las etapas del proceso y a todos los niveles. Solo será conocida por las personas necesarias para llevar a cabo la investigación.
  
  
• Posibilidad de anonimato: se permitirá la comunicación de informaciones anónimas, a través de los canales habilitados.
  
  
• No represalias: Está totalmente prohibida la adopción de cualquier tipo de represalia, penalización o menoscabo contra aquellas personas que remitan una denuncia o consulta a través del Canal, siempre que actúen de buena fe.
  
  
• Recibir una respuesta: En el plazo de siete días a partir de la recepción de la información, se emitirá un acuse de recibo, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la misma, o la del informante. Todas las comunicaciones recibirán una respuesta a la mayor brevedad posible. En caso de que no se hayan proporcionado datos de contacto, se colgará en el apartado correspondiente en la página web www.canaletico.com, y será responsabilidad del comunicador comprobarlo. Para ello, se le habrá proporcionado un número de referencia en el momento de realizar la comunicación. El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación es de tres meses, salvo casos de especial complejidad que requieran ampliarlo, el cual puede extenderse otros tres meses adicionales.

• Buena fe: Todas las comunicaciones deben ser veraces y realizadas de buena fe. En caso de realizarse una denuncia falsa, se considerará como infracción grave y podrá sancionarse a la persona que hubiera actuado así. Se considerará que una denuncia es falsa cuando concurran simultáneamente los siguientes requisitos:
  
  
  • Que la denuncia carezca de justificación y fundamento
  • Que el comunicador haya obrado de mala fe. Es decir, conociendo la falsedad de la acusación, o con manifiesto desprecio de la verdad, o cuando su único objetivo sea causar un perjuicio a la persona denunciada.
    
    
• Colaboración: El comunicador debe aportar toda la información y pruebas de las que disponga, de forma veraz y completa. Aunque el Canal permite denuncias anónimas, se recomienda identificarse, para el caso de que sea preciso solicitar más información.
  
  
• Confidencialidad: El deber de confidencialidad alcanza también al comunicador, que deberá evitar divulgar información relativa al mismo a personas no implicadas en su instrucción.

Cuando los procedimientos de instrucción impliquen a una persona denunciada, garantizarán sus derechos, y en particular: al honor, a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen la presunción de inocencia y el principio de contradicción, pudiendo ser oído en todo momento.

El denunciado, siempre que así lo solicite, podrá ser asistido por un acompañante de confianza de su elección, y podrá alegar y probar todo aquello que considere oportuno para su defensa.

Asimismo, el Comité Ético velará por la obtención lícita de las pruebas con la finalidad de garantizar su validez en un eventual proceso judicial.

Todas las comunicaciones serán recibidas por un equipo asesor externo, como forma de reforzar la confidencialidad del Canal. Este equipo tendrá como conexión habitual con la empresa a la responsable del Departamento de LC y, en su caso, a otro miembro del Comité de Compliance.

A cada comunicación se le asignará un número de referencia único con el que poder identificarla a lo largo de toda su tramitación y que permite al comunicador consultar el estado de la tramitación a través del apartado correspondiente en la página web www.canaletico.com. Una vez presentada, el comunicador recibirá una notificación informando de la recepción./p>

No serán admitidas a trámite aquellas comunicaciones o consultas que no aporten una cantidad de información suficiente para poder inferir la concurrencia de una situación de las descritas en el apartado 6 de este Reglamento. Tampoco serán admitidas aquellas que no aporten un nivel razonable de verosimilitud o de buena fe en la comunicación.

En caso de que el informante solicite una reunión presencial y utilice esa vía para informar, se documentará la reunión de una de las maneras siguientes:

• Mediante una grabación de la conversación en un formato duradero y accesible.
• A través de un acta pormenorizada de la reunión. Una vez elaborada se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar. Una vez aceptada, será un documento original y no podrá ser modificado. Por tanto, cualquier modificación posterior deberá hacerse de forma que se conserve constancia del cambio.

El informe preliminar del caso será dirigido a la Responsable de LC, que a su vez dará traslado del mismo al Comité de Compliance y, en su caso, a cualquier otra persona que considere que sea necesario involucrar en la investigación. En su conjunto, este equipo se denominará como “Comité ético”.

El Comité Ético se reunirá en el plazo de una semana desde la recepción del informe para decidir

1. Sobre la admisión a trámite de la comunicación.

2. Sobre la necesidad de establecer medidas cautelares, en su caso.

Serán inadmitidas todas las comunicaciones que:

1. Carezcan de indicios suficientes de verosimilitud.
   
   
2. Se refieran a una conducta distinta de las previstas en esta Política.
   
   
3. Cuando la comunicación carezca manifiestamente de fundamento o existan indicios racionales de haberse obtenido mediante la comisión de un delito.
   
   
4. No contengan información nueva y significativa sobre una infracción ya investigada respecto de la cual han concluido los correspondientes procedimientos, a menos que se den nuevas circunstancias que justifiquen un seguimiento distinto.
   
   
5. Su tratamiento esté expresamente previsto en la normativa interna de Diater para ser gestionado por otro órgano o por otro canal de comunicación, en cuyo caso se redirigirá el asunto al órgano o canal competente.

En su caso, se dará traslado al notificador de la no admisión a trámite.

Si se ha admitido a trámite, el Comité Ético podrá tomar cuantas medidas, diligencias, pruebas y actuaciones considere necesarias para esclarecer los hechos. Esto incluye, pero no se limita a entrevistas con el comunicador o con testigos, acceso a documentación, audiencia al denunciado (en su caso), realización de auditorías específicas y contratación de peritos expertos.

Se recuerda el carácter profesional de las herramientas de trabajo proporcionadas por la Compañía, que podrán ser investigadas en el curso de la investigación cuando esta lo requiera, sin que haya una expectativa de privacidad por parte del empleado en relación con dichas herramientas de trabajo, y en particular en relación con el contenido del correo corporativo o las carpetas o archivos ubicadas en el dispositivo.

En caso de que existan sospechas fundadas de que los hechos denunciados puedan ser constitutivos de un ilícito penal, se pondrán en conocimiento del Ministerio Fiscal, o de la Fiscalía Europea, según corresponda.

El procedimiento de investigación podrá durar un máximo de tres meses, salvo casos de especial complejidad, que podrán alargarlo tres meses más. La decisión final adoptada será comunicada al notificador por el medio de contacto utilizado o, si la comunicación se hizo verbalmente, a través del correo electrónico o medio de contacto del que se disponga, en su caso.

En caso de que el procedimiento haya finalizado con la decisión de imposición de una medida disciplinaria o sanción a empleados, corresponderá su ejecución al Departamento de RRHH.

También se podrá solicitar una reunión presencial con el Comité Ético, o con cualquiera de sus miembros, a través de cualquiera de las vías enumeradas.

Si un empleado recibe por error una comunicación dirigida al Canal Ético, deberá remitirla inmediatamente a los miembros del Comité de Compliance y guardar confidencialidad sobre la información a la que ha accedido por este motivo. No cumplir con este apartado podrá suponer la comisión de una infracción muy grave, con posibles consecuencias sancionadoras y disciplinarias.

El contenido de la comunicación deberá ser el siguiente:

1. Empresa o entidad vinculada.
2. Descripción breve del suceso o conducta detectada, o de la consulta que se desee realizar.
3. Cuando se conozca, el tipo de suceso (fraude, negligencia, robo, acoso, incumplimiento interno, etc.).
4. Descripción detallada del suceso o conducta, o de la consulta que se desee realizar.
5. Fecha o periodo en el que se ha estado produciendo la conducta comunicada, indicando si se sabe con certeza o es una aproximación.
6. Datos del notificador: relación con la empresa o entidad vinculada sobre la que se está informando, nombre y apellidos, DNI o equivalente y dirección de correo electrónico.

Si se dispone de pruebas o soporte documental de los hechos o conductas comunicados, también se deben adjuntar.

El responsable del tratamiento de los datos en el ámbito de este procedimiento será Diater Laboratorio de Diagnóstico y Aplicaciones Terapéuticas, S.A. y, en caso de estar involucrada otra empresa del Grupo Diater, actuará como corresponsable. Los datos de Diater son:

• Razón social: Diater Laboratorio de Diagnóstico y Aplicaciones Terapéuticas, S.A
• CIF: A-82481813
• Domicilio social: Av. Gregorio Peces Barba 2, Parque Tecnológico de Leganés, 28918 Leganés, Madrid (España)
• Email de contacto: legalcompliance@diater.com

Las categorías de datos tratados serán aquellos necesarios para la tramitación de la consulta, incluyendo habitualmente datos identificativos, de contacto y datos relativos al empleo, y pudiendo incluir datos de salud, en su caso. La finalidad del tratamiento es exclusivamente la gestión del Canal Ético, así como la instrucción de los procedimientos correspondientes.

La base jurídica del tratamiento es el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento, concretamente lo establecido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero.

También se basa en el interés legítimo del responsable de:

• Mantener un entorno libre de los incumplimientos descritos en esta Política, con el fin de mantener una cultura y un entorno ético, seguro y compliant con la legalidad.
• Permitir a Diater poner en funcionamiento un sistema de prevención de delitos y demostrar dicho funcionamiento.

La información que se recabe en el ámbito del Canal será comunicada únicamente a aquellas personas que deban acceder a ella para el ejercicio de sus funciones, y en particular a los miembros del Comité de Compliance y a los asesores externos. Asimismo, dicha información podrá ser comunicada a las autoridades públicas cuando sea requerido por estas o cuando los hechos puedan constituir un ilícito penal. La persona a la que se refieran los hechos relatados no será en ningún caso informada de la identidad del informante.

Los datos serán conservados durante la instrucción del procedimiento y, una vez finalizado, hasta que prescriban las eventuales responsabilidades legales derivadas del mismo.

Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, deberá procederse a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.

Los interesados podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad a través de la siguiente dirección de correo electrónico: dpogrupo@grupodiater.com. En caso de considerar que se han infringido sus derechos, los interesados podrán dirigirse a la autoridad competente en materia de protección de datos.

Toda persona podrá informar ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, de la comisión de cualesquiera acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, ya sea directamente o previa comunicación a través de los canales internos descritos en esta política.

En caso de que la información se dirija contra algún miembro del Comité Ético, le afecte significativamente, o suponga un conflicto de interés de cualquier clase, éste se abstendrá de intervenir en la tramitación de dicha información, siendo sustituida en sus funciones por otra persona dentro del órgano, o bien que sea designada expresamente por el Órgano de Dirección.